Primeiramente, é importante ressaltar que a mediação é um procedimento extremamente flexível, cuja estrutura possui uma sequência lógica, mas que não segue a rigidez de um processo judicial, uma vez que um dos pilares da mediação consiste em trabalhar de acordo com a vontade das partes e isso inclui a maneira como o procedimento é conduzido. Isso posto, é possível esboçar de forma simples algumas etapas da mediação, lembrando que tais etapas podem variar e que a mediação oferece inúmeras possibilidades.

Pré-mediação – fase de obtenção de informações do conflito, avaliação da situação e seleção do mediador. Também pode haver um contato prévio do mediador com as partes por meio do qual ele confirma o interesse delas em participar do procedimento.

Discurso de abertura – neste momento, o mediador se apresenta, explica quais são os princípios da mediação e como o procedimento vai se desenvolver, estabelecendo algumas regras e o tom que deverá ser adotado na conversa. O mediador tenta criar empatia com as partes para que elas se sintam confortáveis na presença dele e o percebam como uma pessoa imparcial capaz de agregar na negociação.

Relato das histórias – cada uma das partes conta a sua história a partir do ponto de vista que possui, de modo que o outro lado escute. Essa troca de informações ajuda a estabelecer (ou restabelecer) a comunicação. Se as partes estiverem dialogando o mediador tende a intervir menos e quando o faz é sempre com um objetivo específico, como o de esclarecer algo ou o de mudar o tom da conversa para apaziguar eventuais tensões. O mediador costuma fazer um resumo objetivo dos relatos para sinalizar os pontos mais importantes e mapear os interesses comuns e divergentes de ambos os lados do conflito.

Pauta e negociação de possíveis soluções – o mediador ajuda as partes a preparar uma pauta ou agenda quais são os assuntos que serão falados durante a mediação e a ordem em que isso vai ser feito. Para cada ponto a ser tratado será realizada uma atividade que ajude a encontrar possibilidades de solução. A princípio, as ideias e sugestões são livres e podem ser de todo tipo, mas, em um segundo momento, o mediador tem o papel de contrapô-las à realidade e ajudar as partes a avaliar as que são de possível execução ou não. Esse é o momento em que as técnicas de negociação são utilizadas para que se estruture um acordo bom para todos os lados, um acordo que seja sólido e viável de ser colocado em prática.

Fechamento – quando o procedimento chega ao fim é possível que os lados do conflito concordem integralmente, parcialmente ou que discordem. Em caso de concordância, a mediação é encerrada com a assinatura de um termo final, que representa a celebração de um acordo capaz de contemplar uma solução na qual ambos os envolvidos concordem em conjunto.